請求書の書き方とかテンプレートとかよりもっと大事なこと

できる人のビジマナ講座
2018.06.14

 

こんにちは、広報の佐々木です。

 

今回のテーマは「請求書」です。(デデーン!)

 

めちゃくちゃ大事なテーマですよ、これは。

世の中の請求書をつくる人たち、これからつくるであろう人たちに届け!

 

さてさて、「請求書ってなんですか?」という回答については、毎度おなじみグーグル先生に聞いてみたいと思います。

 

 

ちょっとざっくりしすぎて曖昧なので、補足します。

 

請求書っていうのは、提供した商品やサービスの代金の支払いを提供先に求める書類のことです。

超簡単に言うと「この前お届けした商品のお金、うちに振り込んでくださいねー」ってことを伝えるための書類です。

 

最近では、PDFなどのデータでやり取りされることも多くなってきています。

 

小学生でもわかる請求書の基本知識

 

 

会社間でのやり取りの際は、この請求書がよく飛び交います。

なので、ある程度請求書の書き方みたいなのは決まっていますが、実は請求書の書き方に関しては法律的なルールはありません。

 

ただ、口約束だけだとトラブルになることもあります。

 

例えば↓こんな感じ。

 

A「この前、届けたネジの代金だけど、今月中に振り込んどってな!」

B「OK!後でやっとくわ!」

 

(そして、月末…)

 

A「まだ振り込み確認できてないんやけど、ネジの代金ってどうなってる?」

B「え、なにそれ?聞いてないけど」

A「はぁぁ!ふざけんな!この前言ったじゃないか!」

B「聞いてねぇし!」

A「絶対言ったし」

B「はぁ?いつ言ったんですかぁ?何時何分地球が何回回ったときですかぁ?」

A「とにかく早く金払え!」

B「それが客に対する態度か(激おこぷんぷん丸)」

 

こんなトラブルを防ぐため、円滑に事業活動をするために書面という形に残したものが請求書です。

 

会社間での取引に関しては、請求書がないと支払いできない会社が大半です。なので、請求書を発行するということは、非常に大事なことなのです。

 

経理が喜ぶ請求書の書き方

 

 

さて、請求書についての基本知識を理解したところで、今回の本題に入りたいと思います。

 

今回、一番話したいことは「請求書の書き方」についてです。

 

ただ、普通の「請求書ではこういうことを書いてないといけませんよ〜」的なことを言いたいわけではありません。

 

請求書の書き方や記載すべきこと一覧みたいなのは、他のサイトにもいっっっぱいのってるので、そっちを見てください。

 

僕が言いたいことはただ1つ!

請求書に記載するただ1箇所の項目についてです。

 

これは請求書を発行する担当者の視点からでもなく、実際にその商品、サービスに関する契約のやり取りをした社長や営業マン側の視点でもなく、請求書を受け取って振込処理をする側の経理的立場の視点で書きます。

 

(世の経理担当の方々からとてつもない共感の嵐が起こる予感)

 

 

事務全般も兼任している身から言わせてもらいます。

 

 

「請求書の振込先はきちんと書け!」

 

 

 

これです(スッキリ)

 

振込先口座がきちんと書かれていなければ、支払う側も「お金払いたいのに、どこに払えばいいかわからない」と困ってしまいます。

 

振込先口座が書かれていないのは論外です。

 

 

しかし、振込先口座が書かれていたとしても、実は経理からすると「この請求書、めんどくさいやつだ」となっている可能性もあります。

 

 

最近では、フリーランスなど個人でお仕事をされる方も増えてきて、より請求書という存在が身近になってきていますが、めんどくさい振込先口座の書き方をしている請求書を受け取ることも少なくありません。

 

なので、「めんどくさい請求書だ」と思うことがデフォルトです。でも、たまに気持ちのいい請求書をもらったときは「この人、すごい!思いやりのある人(会社)だ!」ってなってその人(会社)のことがめっちゃ好きになります。

 

 

なので、この場をお借りして、事務も担う佐々木が思う気持ちのいい請求書の振込先の書き方について話していきます。

 

まず、振込先口座の情報がしっかり書かれていることです。

ここで言う「しっかり書かれている」とは

①銀行名

②支店名(店番)

③口座の種類

④口座番号

⑤口座名義

の情報が間違いなく書かれていることを意味します。

 

口座の種類とは「普通預金」とか「当座預金」とかのことです。「普通」「当座」などの形で省略してもいいので、書いてもらえると安心です。

 

 

ここからはさらに掘り下げて、経理が泣いて喜ぶデキる人の請求書の書き方を解説していきます。

 

重要なポイントは、ネットバンキングを使っている企業も増えてきているということです。ネットバンキングのおかげで、銀行に行かずとも会社のパソコンから振込を行なえるようになりました。

 

 

しかし、当然ですが振込手続きの際にミスがあっては正しく振込がされません。

請求書に記載されいている支払い期日までに支払いができていないと、取引先からの信頼がガタ落ちになります。

なので、振り込む側としては、なんとしてもミスなく支払うことがかなり重要になってきます。

 

「ミスなく支払う」

ここがポイントです。

 

 

振込手続きの際にミスが発生するとき、だいたい取引先の口座情報を間違って入力してしまうパターンです。

そして、入力ミスを防ぐ一番の方法は、請求書に書かれいてる振込先口座情報をコピペすることです。

ここまで言ってしまうともう気づいたかもしれませんが、経理が気持ちいいと思う請求書とは振込先口座情報がコピペしやすい請求書ってことなんです。

 

どんどん掘り下げて、1つ1つ具体的に見ていきましょう。

 

店番も入れる!

支店名を書く際に、店番も書いてあるとポイントが高いです。なぜならば、支店名が読めないときは店番で支店を検索するからです。店番は「銀行名 支店番号」でググったらすぐ出てくるので、めんどくさがらすに調べて記載しましょう。

 

口座名義は半角カタカナで!

ここが「あぁ、この請求書、めんどくさい」と思う一番のポイントです。

 

まず口座名義についてですが、カタカタで書きましょう。

 

漢字で書かれると、読めない場合に困ります。

 

 

ネットバンキングだと口座名義が一致してないと振込ができない場合が多々あります。読めない、正式な名義がわからない場合、相手に確認しないといけないので、手間が増えて非常にめんどうです。

 

また、口座名義が半角カタカナで書かれていると、かなりポイント高いです。僕だったらめっちゃ喜びます。「この人は神様だ!!!」ってくらい喜びます。

 

 

先ほども言ったように、ネットバンキングを使う場合は、記入ミス防止のため、基本コピペします。で、ネットバンキングで口座名義を入力する際は、だいたい半角カタカナじゃないと認識してくれません。

 

なので、半角カタカナで口座名義を記入してくれていると、スムーズにコピペができるので手間がグッっと減って助かります。

 

あとは、念のための補足知識ですが、会社発行の請求書をつくる場合、だいたい会社の名義は略語が使われます。

例えば、株式会社はだいたい「(カ」とか「カ)」を会社名の前後につけます。

株式会社DRIVE LINEなら「カ)ドライブライン」、DRIVE LINE株式会社なら「ドライブライン(カ」といった感じです。

他にも有限会社なら「ユ)」「(ユ」とかいろいろあるので、それは興味があれば調べてみてください。

 

さらに補足をすると、数字も半角で記入されていると経理(僕)は喜びます。理由は口座名義を半角カタカナにしてほしい理由と一緒でコピペできないからです。

 

といった感じで、今回は「経理にモテる請求書の振込先口座を書くときのポイント」というマニアックなマナー」について話してきました。

 

(ふぅ〜、かなりすっきりした)

 

 

 

事務担当としての佐々木が日々溜まりに溜まっていた言いたいことをぶちまける感じになってしまいました。

 

でも、これはお給料の振込先口座を書くときにも使えるテクニックなので、このテクを使ってさりげなく経理からの評価をアップさせにいきましょう。

 

ではでは、今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。